אחד הדברים החשובים ביותר כשעובדים בכל עבודה שהיא, ובדגש על עבודה עם לקוחות מרובים, היא השמירה על הסדר והארגון בחברה. מידע רב רץ בערוצים שונים ובין אנשים שונים, בזמנים שונים ובכמויות משתנות. את כל המידע הזה צריך לדעת לקלוט, ללמוד, לעבד ולתרגם בשלב מאוחר יותר לכדי עבודה, במקרה שלנו לכדי אפיון ועיצוב מסכים. בכתבה זו נספר קצת על הסדר והארגון בחברה שלנו ודרכי ארגון המידע בתחילתו של כל פרויקט וכיצד אנחנו בוחרים לנהל ולארגן אותו ככה שנוכל להפיק ממנו את המיטב.
פרויקט נולד- הסדר והארגון הראשוני
פרויקט יתחיל לאחר שלקוח בוחר בנו ואנחנו בו לתחילת עבודה משותפת. נסגרו תכולות העבודה בקווים כלליים, הוחלטו והוסכמו התקציבים והיעדים לביצוע המשימות והוחלט מי הצוות מהצד שלנו שיעבוד על הפרויקט. זה הוא שלב ראשוני ומאוד גולמי, אותו נפתח בשיחת kickoff, או בשמה בעברית שיחת התנעת פרויקט. אבל שניה לפני שנעלה לשיחה נבצע מספר פעולות שיהוו התשתית שלנו הלאה לאורך כל הריצה המשותפת בפרויקט כדי לשמור על הסדר והארגון:
- נפתח תיקיית דרובוקס ייעודית שבה נעשה תתי תיקיות של מידע שהלקוח שיתף איתנו, של מידע שאנחנו שיתפנו עם הלקוח ושל הקלטות של הפגישות (כי בכל זאת הזיכרון שלנו מוגבל וזה כלי חשוב לאפשר חזרה אחורה במידת הצורך).
- נפתח קובץ גוגל שיטס (Google Sheets) בתבנית מסודרת כפי שניתן לראות בתמונות, ובו נכניס את המידע לאורך התהליך
- במידה והלקוח מעוניין, נייצר ערוץ תקשורת מהיר (כגון whatsapp או slack) שבו נכניס ללופ את כל הגורמים הרלוונטים, הן אנשי האפיון והעיצוב מתוך הסטודיו והן את הגורמים הרלוונטים בצד הלקוח.
דינמיות לאורך זמן
כשמתחיל פרויקט אצלנו בסטודיו אנחנו לא תמיד יודעים איך הוא ייגמר. מה זאת אומרת? אנחנו כן מסכמים מראש מול הלקוח את הציפיות ומה התוצר, את התקציב וכו', אבל בדרך מתרחשים כל כך הרבה תהליכים שלעיתים צריך גם גמישות מהצד שלנו וגם מצד הלקוחות בכלל הנושאים- לפעמים בתהליכי החשיבה מבינים שיש יותר מסכים או פחות מן המצופה, שיש מידע שטרם עבר וגם אותו צריך לעבד, שיש בכלל פיצ'ר שלא חשבנו עליו קודם ועוד. תהליכים אלו מביאים צורך להתגמשות גם מהצד שלנו, גם מהצד של הלקוח, ובמקרה של הכתבה הזאת, גם ביכולת של מאגרי המידע שיצרנו להשתנות בהתאם עם הסדר והארגון הדינמיים. לכן חשוב שכל כלי שאנחנו משתמשים בו יוכל להיות פלטפורמה דינמית משתנה שניתן תמיד להוסיף אליה עוד תיקייה (במקרה של דרובוקס) או עוד טאב (במקרה של גוגל שיטס).
קצת יותר לעומק של Google Sheets ויכולת הסדר והארגון שלו
אז אם נצלול לתוך הטאבים השונים שייצרנו בתוך פלטפורמת גוגל שיטס הייעודית שלנו, אנחנו נשים דגש על הרכיבים הבאים:
- סיכומי ישיבות (Meeting Summary): נסכם את הישיבות שלנו ונשים צ'ק בוקס ליד השורות שהן פועל יוצא של משימה. נכתוב מי צריך לבצע אותה ונדאג לעדכן בטבלה כאשר המשימה בוצעה.
- משימות פתוחות (Open tasks): נרכז את כלל המשימות שהצטברו, הן בפגישות עם הלקוח או םגישות פנימיות והן מתכתובות במיילים או בפלטפורמות אחרות. נציין מי צריך לבצע את המשימה ואם יש דדליין לביצועה, נציין גם אותו.
- אבני דרך (Milestones): נתאר את השלבים השונים שיש לנו לעשות (כמו למשל שלב אפיון בפירוט מינימלי למסכים, שלב עיצוב גם כן ודיזיין סיסטם)
- מילון מושגים (Glossary): בעולמות תוכן שאיננו מכירים, יעלו לעיתים קרובות מינוחים שיחזרו על עצמם ויש להכיר אותם. לכן נרכז את כל המינוחים הללו לתוך טאב אחד שיעזור בשליטה על החומר הנלמד.
- עץ מערכת (Site map): אנחנו נפרוט את כלל מסכי המערכת תחת היררכיה סדורה על מנת לעשות סדר ולהבין את סדר הגודל של המסכים העומדים בפנינו ועל מנת להבין טוב יותר כיצד המערכת צריכה לעבוד.
- פרטי קשר (Contacts): בטאב זה נרכז את כל האנשים שלוקחים חלק מצד הלקוח, כולל מה תפקידם בכוח, וגם מייל וטלפון אם צריך.
- פרסונות (Personas): כדי להבין טוב יותר את הלקוחות של המערכת אליה אנחנו מתכוננים לעבוד, אנחנו נרצה להכיר את הפרסונות השונות, בין אם אופיינו על ידי הצוות טרם הפניה אלינו או ביחד איתם.
- הפניות (References): לאורך הפגישות, בעיקר בפגישות הראשונות, נצבר הרבה ידע מתוך הבאת דוגמאות להמחשה של פעולה או פיצ'ר מסוים על ידי הלקוח ועל ידינו. חשוב לתעד ולהנגיש אותם על ידי הבאת קישורים לחומרים הרלוונטיים.
