לא פשוט להיות חברת פרויקטים
סטודיו סלנט איי-די בבסיסו הוא חברת פרויקטים: בכל פעם פונים אלינו לקוחות מתחומים שונים במשק, מבקשים לשכור את שירותנו לעבודות אפיון ו/או עיצוב, אנו מבצעים את הדרישות בשיח מתמיד עם הלקוחות ובהתאמה הטובה ביותר לחוויית המשתמש וממשיכים הלאה. פרויקט בא, פרויקט הולך, לפעמים לביקור של מספר חודשים ולפעמים לתקופה של מספר שנים. כך או כך, כל פרויקט מיוחד במינו, חושף לעולמות תוכן חדשים ומגוונים ומלמד אותנו משהו נוסף על העולם שבחוץ. מתוך כל זאת ועוד, יוצאים לעולם פרויקטים מגוונים ומעניינים, שלמרות שהרבה לא משותף להם, תמיד יש דמיון ביניהם, אם זה בתהליכי העבודה, בצרכים השונים של המערכת או סתם בעולמות התוכן והויזואליזציה.
מתוך כל אלה ועוד נוצר ההכרח לייצר מערכת לשימור ידע ומתוך כך נשאלת השאלה- כיצד משמרים ידע כל כך רחב שנצבר עם השנים במגוון של פרויקטים בקרב אנשי צוות שונים? הרי אדם בודד יש יכולת קיבולת של מידע מוגבלת, ואומנם אודי, מנהל הסטודיו, זוכר לא מעט (תאמינו לי), אך גם זה מוגבל ורמת דיוק לפרטים איננה אפשרית. בנוסף, לא ניתן לחלוק את המידע הזה בצורה טובה, נכונה ונגישה עם אנשים אחרים. ורק כדי לסבר את האוזן- החל מיום הקמתו של הסטודיו, בשנת 2016, עברו למעלה מ-200 פרויקטים שונים ומגוונים 👍
בעולם שבו אנו חיים, ענני מידע הם תופעה מוכרת למדי- כולנו שומרים את התמונות שצילמנו בחופשה בתאילנד ב-google photos (או בכל ענן מידע אחר) כדי שיום יבוא ונרצה להיזכר והנה זה יהיה נגיש בקליק (ולא באלבום התמונות אצל אימא בבית שמעלה אבק). גם פייסבוק לדוגמא היא פלטפורמה שחלק מיכולותיה הן בדיוק אלו. כל אלה הן מערכות מוערכות ונגישות מאוד, אך הן מאוד מונגשות לשימוש B2C (חברה שמספקת שירות ללקוח קצה), ובסטודיו ישנו צורך למשהו יותר B2B (מערכת תוך-ארגונית לשימור ידע).
כדי לשמר ולנהל את הידע יש להשתמש במערכת מסוג Assets management המאפשרת לאחסן, לנהל ולתייג את העיצובים / מסכים / מסמכים שמועלים אליה. בתחום קיימים מספר מצומצם של פתרונות לעסקים קטנים-בינוניים ובתהליך יסודי בחנו כ-3 מערכות, במהלך הניתוח Eagle התבלטה כמערכת הטובה ביותר לצרכים שלנו ולכם החלטנו להתחיל ולהקים את המאגר הפנימי שלנו באמצעותה.
מערכת Eagle
מערכת Eagle הינה מערכת לשימור ידע ויזואלי, בה ניתן לעלות תמונות ורעיונות ולנהל אותם בצורה חכמה ונוחה לשימוש. המערכת מאפשרת לעלות לענן המידע שלה תמונות, לתייג אותן, ליצור תיקיות לחלוקה פנימית ועוד. כך למעשה ניתן לייצר מאגר מידע רחב של חומרים ויזואליים ולחלוק אותם בין הקולגות.
תהליך הבנייה הראשוני
הכל טוב ויפה, אבל איפה מתחילים? יש כל כך הרבה פרויקטים לאורך השנים שצריך למפות והתהליך ארוך ביותר. ראשית, קיים הצורך להבין על איזו תוכנה כל אחד מהפרויקטים יושבים. התוכנות שבהם מאפיינים ומעצבים השתכללו עם השנים ונכנסו לשוק לא מעט תוכנות חדשות שמאפשרות יכולות גבוהות יותר, כגון אקשור לאיפיון או פיגמה לאיפיון ולעיצוב, והמעבר אליהן אומנם מאפשר המון, אך גם מייצר במקביל מספר מערכות שצריך לפעמים לעבור ביניהם. שנית, צריך לרכז את כל המסכים הרלוונטים ולייצא אותם לכדי קבצי תמונות. בנוסף, צריך ליצור מערכת תיוגים שתקיף את כל צרכי הסטודיו ושלכל תמונה יהיה לפחות תיוג אחד רלוונטי. לאחר תהליך ארוך זה, אפשר להתחיל לעלות את הקבצים על ידי פתיחה של תיקיות ייעודיות לכל פרויקט ותיוג ידני של כלל התמונות. המערכת מאפשרת לייצר תיוגים רוחביים בצורה קלה ונוחה על ידי סימון של כמה תמונות יחדיו, דבר שהקל את התהליך בצורה משמעותית
המערכת בחיי היום-יום
ואיך אנחנו משתמשים במערכת ביום יום אתם שואלים? בכל פעם שפרויקט הבשיל דיו לכדי מסכים מאופיינים ומעוצבים, אנחנו מעלים את כלל עמודי המערכת לתיקייה ייעודית ב-eagle, מתייגים אותם במגוון של תיוגים: החל מפלטפורמת השימוש דוגמת מובייל, דסקטופ וטאבלט, דרך השימושים שלה כגון ניהול משתמשים או עמוד התחברות, וכלה בקומפוננטה ספציפית כגון טבלה, כפתור או טיים ליין. לפעמים, כשצץ הצורך, אנחנו יוצרים תיוגים חדשים ומעבים אותם, לפעמים מעדכנים מסכי פרויקטים שהשתכללו וגדלו מאז העדכון האחרון ועוד. העבודה השוטפת במערכת חשובה ביותר כי אחרת שימור הידע נוטה ליפול בין הכיסאות והערך של המערכת מתפספס.
כל התהליך הזה נועד להנציח את העבודה הקשה שלנו במגוון הפרויקטים כדי שנרגיש מוערכים…סתם! כנראה שגם, אבל בעיקר ככלי עזר בעבודה היום-יומית שלנו. בפגישות פנימיות תמיד אפשר להגיד "תסתכלי ב-eagle על פרויקט X, יש שם משהו דומה שעשית בעבר שיכול להתאים בדיוק לפרויקט הזה" או כשמציגים ללקוח, ניתן להציג לו מגוון של פרויקטים שנעשו בסטודיו לאורך השנים בקליק מהיר.
